複雑な予約に挑戦！ 間隔制御機能

受付スタッフ等が対応していた予約取り付けをウェブシステムが替わることにより、医院スタッフの業務が軽減されます。　

「私の病院もシステムを導入したから、もう大丈夫！」と安心していたけれど、いざ予約システムを稼働してみると、なんだかいつもと違う。

なぜなのでしょうか…

優秀な受付スタッフは、医者嫌いの幼児患者A君とBちゃんの予約を同一時間帯にいれたり、集中力を要する根治治療等が立て続けににならないよう、工夫して予約を管理していたからなのです。

このちょっとした工夫が、ドクターのストレスを軽減し、快適に診療に取り組めるようにしていました。

残念ながらシステムは機械です。設定されたプログラム通りにしか動作しません。　このスタッフのように、「A君とBちゃんを一緒にしたら、先生の作業に支障をきたすなぁ」や「外科施術の後は、ちょっと休憩が必要だよね。」等の思いやりはありません。空いていれば、その時間枠にどんどん患者様を詰め込んでしまいます。

プログラムは人には勝てない。 そうなのかもしれません。
　
しかし、それでは悔しいので、この受付スタッフが無意識化で実行している予約の取り付け方法を
機械学習を活用しプログラムしました。

治療の難易度をクラスタリングできるようにし、一定以上のランクの施術を同一時間帯に取り付けないようなシステムにしました。　また、患者様属性にも難易度を設定できるようにしました。治療への協力度が設定できるようになったのです。これにより、注射や病院を嫌いな乳幼児が同一時間帯に予約が入らないような制限を付加することに成功しました。まさに人工知能の１つです。

特定の治療を立て続けに予約を取らないよう設定できるようにもしました。集中力を要する治療を立て続けに実施するような状況がなくなり、ドクターの体力の消耗を軽減させました。

Dentryというシステムに「思いやり」を付加したのです。

次に問題になったのが、補助金や公費が支給される健診や予防接種の月齢制限です。

XX歳XXXか□月～□□歳の間で受診しなくては、助成が受けられなくなってしまいます。

この予約制限のポイントは、予約を取り付けたその日の月齢ではなく、施術を受る日で予約制限をかける点です。　

会社を休んで子供の健診に来たのに、「本日はこの診察は受けれません、XX日後に再度ご予約をお取りください。」と言われたことありませんか？　私はあります。　

その日に予約を取り付けた自分が悪いのですが、非常に悔しい思いをしました。　
患者側の言い分としては、受診できないなら、そんな予約日提示しないで欲しい！

システムに施術実施日の月齢による予約制限を付加することにより、実施できない日程を予約候補日として表示させないようにさせました。　

選択肢として表示されないので、患者側も誤って対象期間以外でその検診予約を取り付けることがなくなりました。医院スタッフ側にも患者側にも起こりうる【うっかり】をシステムによって防ぐことが可能になったのです。

美容皮膚科の脱毛やケミカルピーリング等は、次の施術までに何日以上の間隔がないと実施できない治療があります。この場合も、「システムで予約が取れたので来院しました。しかし、前回の治療から指定の日数が経っていないので、施術してもらえませんでした。」は、悲しすぎます。　予約システムにそのルールを設定することにより、予約候補日を前の施術からの日数計算により表示するようにしました。

医療現場では、一度使用した機材は一定時間かけて消毒作業を実施します。高価な機材は、院内に用意できる数が限られてきます。　

同じ機材を使用する治療を立て続けに予約を取ってしまうと、患者様はいらっしゃったのに、機材の準備ができていないという事態が発生してしまいます。

該当治療が同日内では XX分以上あいていなければ次の予約をとれないという、高度な予約制限を取り付けられるようにし、この問題を回避することに成功しました。

Aの施術が実施出来たら、Bの施術が実施できるといった治療は多々あります。

例えば、内視鏡検査です。　内視鏡検査実施1週間以内に血液検査が必要になります。しかし、患者様は、その様なルールをご存知ないので、内視鏡検査の予約を取りに行こうとされます。　

システムにこのシークエンスを設定させておくと、内視鏡検査の予約を取ろうとすると患者様に、先に血液検査の予約を促すプローチが可能になります。　

また、施術内容の説明を表示するページにその施術の流れを説明するページを作成しておくと、患者様の心づもりも変わります。院内での説明業務の軽減や、患者様の治療に関する理解が高まります。

家族から「言ってくれないと分かるわけないでしょ」と言われたことありませんか？　

親密な人間関係においては、暗黙のルールというものが存在し、出来ていて当たり前、やってくれていて当たり前という事が往々にしてあります。　

一番時間を長く過ごしている家族間でも「ちゃんと口に出して説明してください。」という自体が発生するのですから、システム相手には初めからきちんとルールを説明してあげてください。

お互いの共通認識として明確なルール作りに成功すれば、システムは【うっかり】ミスをしませんので、貴方との快適な関係を構築できるでしょう。

我々は、単純な予約システムではなく、医院スタッフの皆様が快適に作業できるための予約システムを構築したいと考えています。電話での予約取り付け時に複雑なルールを設けている医院様、ぜひDentryにご相談ください。　

貴院の思いやりのこもったルールをシステムでも再現できるよう、ご一緒に考えていきたいと思っています。