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“コース消化”を 契約内容に応じた自動化[コース・役務管理機能のご紹介]

施術コースで
リピート率アップ
複雑なコース管理を契約内容に応じて自動化

Dentry by GMO

コース・役務管理機能とは?

施術メニューをコース形態で提供しているクリニック様向けのサービスです。患者さんからの予約が入ると契約回数を自動で消化する仕組みで、役務管理に関する院内業務を改善するとともに、消化率改善や接客の改善など、予約実績データに基づいた施策の展開にもお役立ていただけます。
※オプション機能です。
コース・役務管理機能の5つの特徴
  • 特徴1予約とコース消化が完全連動
  • 特徴2契約の条件内でWEB予約
  • 特徴3患者さんのマイページで残り回数を確認可能
  • 特徴4割引・途中解約など例外対応も可能
  • 特徴5予約管理カレンダーで消化状況を確認可能
特徴1 予約とコース消化が完全連動

患者さんごとのコース消化を施術実施の度に別のシステムやExcelで修正していませんか? Dentry by GMOのコース・役務管理機能では、コース契約者の予約登録があれば自動でコースを消化する仕組みです。 予約がキャンセルされると未消化に戻り、有効期限が切れている場合には予約ができないなど、予約の制御と組み合わせて役務管理が可能になります。

  • すべて手入力作業、顧客データと連動していない
  • ミスが発生しやすい
  • イレギュラーな割引対応で計上金額計算が複雑に
  • コース割り当てを選択式で簡単に
  • 顧客データ、予約情報とコース消化が完全連動
  • 患者さん自身でネット予約・キャンセルで役務管理業務の半自動化が可能に
特徴2 契約の条件内でWEB予約

契約回数終了や有効期限が過ぎている場合は、予約ができません。予約、予約変更、予約キャンセルを患者さん側で行ってもらうことができ、クリニック側での対応が不要です。

  • 患者さん側でコースの残り回数を確認できます
  • 契約終了後や有効期限が過ぎている場合、予約ができません
  • 予約、予約変更、予約キャンセルを患者さん側で行うことができ、クリニック側での対応が不要です

予約変更、キャンセル対応時間削減に効果あり!

特徴3 患者さんのマイページで残り回数を確認可能

契約者様のマイページでも今回の予約で残りあと何回かを把握できます。また、予約変更、キャンセルも契約者様側で行えるので、クリニック側での予約日変更対応、電話でのやり取りが不要となります。

特徴4 割引・途中解約など例外対応も可能

クリニック様の施術コースでは割引、途中解約による返金、無断キャンセルなど様々な例外対応が必要となります。 Dentry by GMOのコース・役務管理ではこれらの例外処理を柔軟に行える機能を備えています。

様々なイレギュラーケースに対応
  • 1 計上金額の手動修正

    金額微調整、施術が終わらなかったなどの特殊ケースに対応可能

  • 2 総額の途中割引適用

    契約途中に割引料金を適用するケースに対応可能

  • 3 途中解約処理

    解約した時点の役務消化分の金額が計上されます

  • 4 コース消化履歴
    手動追加

    分院から転院してきた患者様の消化回数調整などに対応可能

  • 5 コース消化期限日
    手動変更

    初回の契約日とは別で消化期限日を設定することができます

特徴5 予約管理カレンダーで消化状況を確認可能

Dentry by GMOの予約管理カレンダーで契約者の予約情報から簡単にコース消化状況を確認できます。

管理カレンダーとの連動

初回の患者さん、回数を重ている患者さんの判断がしやすくなります。
契約回数の終わりに近づいていることを把握し、継続サービスのご案内タイミングを逃しません。

患者さんとのコミュニケーションにお役立ていただけます!

Dentry by GMO

お客様の声

Excelで管理していた役務管理業務をDentry by GMOの役務管理に移行し、売上管理機能もフルにご活用中。

  • スタッフがかなり喜んでいます。
  • 回数が残り少なくなったタイミングで契約の継続を案内するなど、新たな売上につながる機会を創出してくれるようになりました。
  • 消化率が簡単に確認できるので、改善対策に取り組むことができています。
Dentry by GMO

役務務管理について

役務管理·コース管理が自動化できていないと…

経営リスク

  • 財務状況のブラックボックス化
  • 契約を逸脱した運用の常態化
  • 契約条件による財務リスク
    (解約や期限時の返金処理など)

法的リスク·財務リスク·継承リスク

人的リスク

  • 月末期末に役務の残高計算に忙殺
  • 日々のコース予約対応に忙殺
  • 複雑なコース契約管理の属人化
  • 会計士·税理士との連携の複雑化

離職リスク·作業ミス·お客様トラブル

コース施術と医院経営

コース施術は 〇 現金を確保できる × 役務管理が複雑 という傾向

会計の締めのときに、コース未消化残金が何円なのかを算出必要
 →10万円のコースが、3回終わっていたら残金7万円、など按分額管理が必要

コース未消化の計算が大変。月末期末に税理士と医院が協力して算出

特商法対応が必要。「転院」「途中解約」など各イレギュラーの按分計算

未消化返金での赤字化、財務不透明化、離職リスクなど、経営リスクに波及

コース施術は重要な経営手段だが、管理コストとリスクが高い!

複雑な締め計算を一瞬で計算!

Dentry by GMO

ご利用の流れ

  • 1 お問い合わせ

    まずはサポートシステムまでお問い合わせください。ご相談内容を確認の上、担当よりご連絡いたします。

  • 2 ヒアリング

    お客様の役務管理の現状や課題をヒアリングさせていただきます。
    お打ち合わせの日時についてご連絡をいたします。

  • 3 ご導入のご提案とお見積

    コース数、設定難易度に応じて最適なシステム構築案をご提案いたします。
    また導入費用はコース数、設定工数、売上管理機能ご利用有無に応じて個別見積りさせていただきます。

  • 4 お申込み・設定後にご利用開始

    オプションのお申込みをもって利用開始とさせていただきます。
    導入から運用までカスタマーサポートチームがサポートいたします。

Dentry by GMO

サポートの内容

  • POINT1 詳細デモとヒアリング

    ● 使用感をイメージいただくため、役務管理機能のデモを実 施いたします。
    ● 現状のコース管理方法、コース数などをヒアリングさせてい ただきます。
    理したい場合など、 状況に応じてデータ移行方法をアドバイスいたします。

  • POINT2 サンプル設定

    ● ご要望も交えながらどのようにコースメニューの設定を行うかをご提案させていただきます。
    ● 運用イメージをお持ちいただくためにサンプル設定を行います。
    ● スクリーンショットまたはDentry by GMOの環境に患者様には見えない形でご確認いただきます。

  • POINT3 ヒアリングシートのご提供

    ● 簡易的なヒアリングシートをご用意しております。
    ● 現状のコース管理方法、コース数などをヒアリングさせていただきます。

  • POINT4 移行サポート

    ● 既存の契約者をDentry by GMOの役務管理で管理したい場合など、状況に応じてデータ移行方法をアドバイスいたします。

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よくある質問

  • コース管理のために新たな予約枠を用意した方がよいですか?

    既存の予約枠の中にコース用サブメニューを紐づけて管理することも可能です。

  • コースが変わることがあります。追加できますか?

    コースの追加は可能です。契約途中のコース内容の修正はできないようになっています。

  • 年末の消化残金計算のためにコース契約者の売上計上データはCSV出力できますか?

    できます。「コース利用履歴」のデータから期間を指定して絞り込み検索し、CSV出力してください。

  • 操作は難しいですか?

    契約者へのコース割り当ての操作は予約管理カレンダーから簡単に行うことができます。

Dentryの不明点・ご相談など
どうぞお気軽にご連絡ください。

導入のご相談はお電話でも承っております。

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担当より折り返しさせていただきます。

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