デジタル台帳ならではの柔軟さで、情報共有を効率化！

はじめは電話受付と紙の台帳で予約管理を行っていましたが、だんだんと負担が大きくなってきました。
そろそろデジタル化が必要だと思い、予約システムの導入を考え始めました。

当院はドクターの数も多く、診療分野も多岐にわたります。
ですので、「柔軟な設定ができること」「複数の端末から同時にアクセスできること」「誰でも使いやすく、わかりやすいこと」を重視しました。
これらをすべて満たすシステムは多くないのですが、Dentryは見事にクリアしていました。

他社さんの製品も試してみたのですが……
その製品だと、カレンダーが見づらいとか、画面の切り換えに時間がかかるとか、ちょっとした不満がいくつかあったんです。
こういうことって、一つ一つは小さいことかもしれないですが、積み重なるとやっぱり無視できなくなりますよね。
Dentryさんにはそういった欠点もなく、カレンダー等の画面は見やすいですし、切り換えもスムーズでした。

あと、スタッフさんがユーザーの意見を積極的に吸収して、改善に活かしてくれているという点にも魅力を感じました。
どんどんアップデートしてくれるので、これからますます使いやすくなっていきそうだと期待できます。

まずは、情報共有がとても効率的になったということですね。
複数のドクターが在籍しているため、もともと院内の情報共有には力を入れていました。
しかし、紙の台帳は受付にある1冊だけでしたから、「ちょっと見せて」で会話の流れが止まったり、新しく入った予約の話をされてもわからなかったり……と不便を感じることは珍しくありませんでした。
Dentry導入後は、複数の端末で、どこからでもアクセスすることができるので、こうした不便が解消されました。

担当医を自動的に振り分けてくれる機能も良いですね。
紙の台帳で管理していたときは、同じ日時の予約でも、なんとなく私の枠から埋められていて、ドクター間で担当数に差がありました。
Dentryでは予約時に担当医を自動的に決めてくれるので、担当数も平準化されています。
おかげで、私も余裕をもって仕事ができますし、他のドクターもより多くの経験を積めるようになりました。

訪問診療の際、ポケットWi-Fiとアイパッドを持って行き、訪問先でDentryを使っています。
導入前はクリニックに電話したり、診療後に患者さんから電話をかけてもらったりして次の予約を取っていたのですが、現在ではその場で予約を取ってしまえるので、非常に便利です。

また、自宅からアクセスして、翌日の予約状況をチェックしています。
私の場合は「担当医」を切り替えて見ることで、各ドクターの立場になりながら、1人1人の動きをイメージしています。
「この患者さんはA先生の担当になっているけど、B先生の方が得意な分野だから、B先生にお任せしよう」など、人員配置を微調整することもできます。
これは、今までの紙の台帳では考えられなかったことですね。

WEB予約で、新患様が1日2~3人ほど入るようになりました。
これには、公式HPに空き状況を表示できるウィジェットが一役買っていると考えています。
電話で空き状況を確認する手間も省けること、空いている枠をクリックするだけで予約フォームへ飛べることなどから、患者さんを「WEB予約をしてみよう！」という気持ちにしてくれるんだと思います。
急ぎの患者様から、たまたま空いている枠への予約をいただいたりして、稼働率アップにも助かっています。

ユーザー専用掲示板や電話などはもちろん、こまめな訪問でユーザーの要望を積極的に集めてくれています。
集めた意見は柔軟に取り入れて、システムをどんどん改善してくれるので、非常に頼もしいです。

やはり、どんな患者様にも最善の対応ができるよう、状況に合った治療法を提案・実行していくつもりです。
そのためにも、スタッフとともに技術や知識を磨きつつ、どんな患者様でも来院しやすいよう、環境を整え、明るく元気にお迎えしたいと思います。
歯に心配な点のある方はもちろん、そうでない方も、歯の末永い健康のために、一度ご来院いただきたいです。