導入事例

統計データの分析やリマインドメールのDentry標準機能を活用してキャンセル率が15％から6％に

ロイヤル歯科様

千葉県千葉市にあるロイヤル歯科医院様はJR線「千葉駅」西口や京成線「新千葉駅」より徒歩3分、平日だけでなく日曜・祝日も診療している歯科医院です。患者さんとの信頼関係を築くことができるように、まずはカウンセリングの時間を十分にとり、お口の状態や治療法について丁寧にわかりやすくご説明することからスタートすることを心がけている歯科医院様です。デントリーを導入してからもうすぐ2年。そんなロイヤル歯科医院様にデントリーが日々の業務でどのようにお役に立てているのかお伺いしてきました。

— 予約システムの導入を検討されたきっかけをお聞かせください。

当院では予約のキャンセル率がとても高いという現状がありました。30件の予約に対して5、6件と結構高かったんです。それを改善するために、予約システムを導入しました。
予約システムを導入する前は、電話や直接受付にて予約を受けて紙の予約台帳に記入していました。

— 他社製品と比較する際、どのような点を重視しましたか？

使いやすさを第一に重視しました。また、歯科は専門用語も多く、歯科特有の処置内容、次回予約までの間隔制御など、予約受付方法も独特です。これらをあらかじめ機能として備え、処置内容の選択などがスムーズに行えるかどうか、カスタマイズの必要性がなくすぐにアポを取り始められるかどうか、なども比較要素として重要でした。その点で、デントリーは最も当院が求める要件に合っていたと思います。

感覚的にも使いやすそうな印象でした。問い合わせ後、営業の方に詳しく話を聞いたり実際デモ画面を使用してみると、予約登録や時間変更などの操作は本当に簡単で、歯科で使える設定項目も多かったです。、そして、細かいことですが予約受付の項目名や予約サイトの表示方法なども自由に決められるなど、非常に柔軟な点が決め手となりました。新患や再診で色分けできるので、ぱっと見てわかりやすいです。

統計データをフル活用して集客ターゲットの絞り込みやキャンセル率を分析できるところが一番の魅力

— デントリー導入以前と比べて予約受付にどんな変化がありましたか？

以前は紙だけで予約を管理していました。紙ベースだと予約データの集計は手間がかかりすぎてまず無理です。
ところがデントリーには、キャンセル率を患者様の年齢別、お住まいのエリア別、予約時間帯や曜日別などの細かい統計をグラフで出力する機能を標準機能として備わっています。これが非常に便利です。

この機能で出した統計データによると、当院に来院される患者さんは20代から30代の女性が多く、お子様はほとんどいないことが分かっています。これも数値として出ることによって、HPを若い女性目線の内容にしたりと集客のターゲット層を絞った戦略を立てることができるんです。実際、HPを見た方からご連絡いただけることも多いですよ。

また、キャンセルした患者さんのお名前を時系列で出す機能も気に入っています。時間帯ごとでキャンセル率が変わることも分かるので、経営目線で日々データを分析して活用していますよ。予約システムが大いに役立っているのを実感しています。

さらに「個人別予約履歴」という機能では、患者様ごとのキャンセル率や予約率が高い曜日、時間帯など細かいデータまで分かるんです。こうした機能を追加料金なしで利用できるのはすごいことです。

統計機能はすべての歯科医院にとって魅力的な機能ではないでしょうか。

前日のリマインドメールでキャンセル率が下がりました

— デントリーを導入してよかった！と思うことはありますか？

デントリーには前日に患者さんにリマインドメールを自動的に送ってくれる機能がついています。、患者さまのキャンセル率が以前は多くあったのに、一桁台にまで下がったのはこの機能のおかげだと思っています。予約をうっかり忘れてしまいがちの患者さまが気づいてくれることによって、キャンセル防止につながった。これは効果絶大だったと思います。

— デントリーへ期待することはありますか？

キャンセルの場合、嫌で来なくなったり気まずくなって来なくなる人もいます。なぜ来なくなったのか、理由を患者さまに直接聞くのはなかなか難しいです。そういった方にどうやってアプローチをしていけばまた来院してもらえるようになるのか？再来院いただくためのアプローチ方法もデントリーの中で推測できるようになったら最高だなと思います。

— 今後の展望についてお聞かせください

千葉市の歯医者はたくさんあるので、宣伝に力を入れています。検索で上位になるようにしてきたいです。

また、自費診療のハードルを下げて、若い人たちに歯に対して正しい知識を広げていきたいと思っています。自費診療では患者さま一人ひとりににじっくり時間を使って最高の治療を提供していきたいです。

いろいろな情報や治療法を当院から発信し、新しいシステムもどんどん取り入れ、インパクトのあることをしていきたい

— 今後デントリーの導入を検討している歯医者さんにひとことお願いいたします。

リマインドメールがとても強みになっています。予約枠がキャンセルによって空いてしまうことがどれだけ損失かを考えさせられます。こちらからメールを送るだけでキャンセルが防げるのであればこのシステムは本当に便利です。

導入前のキャンセル率は、ひどい時で15％を超える事もありました。導入後は6％まで減少させることができました。新患者数が多いのですが、ネットを見て来る患者さんが大半でその分、新規患者のキャンセルが目立っていたのですが、導入後かなり改善されました。無断キャンセルもだいぶ減りました。メールに気付いたら連絡をくれるようになりますからね。また、無断キャンセルが多い患者さまデータも特定できるようになりました。
操作に関しては毎日やることだから、触っていればすぐに慣れます。サポートシステムもしっかりしているので、分からなければサポートしてもらえます。

また、スタッフ間でもキャンセルが減ったとの声があり、院長としてもそれをとても実感しています。世の中はIT化が進んでいるので、まだ紙の予約台帳を使ってるのであればこの機会に変更することをおすすめします。